Herramientas de gestión para casas rurales
Gestionar una casa rural no es tarea fácil, especialmente cuando todo recae sobre una o dos personas. La misma persona tendrá que recibir a los huéspedes, revisar las habitaciones, gestionar las reservas, llevar la contabilidad, mantener actualizada la web y las redes sociales y, por supuesto, mimar al cliente con un trato personalizado, que es la experiencia que tanto valoran los viajeros que buscan naturaleza y tranquilidad.
Con tantas tareas, contar con buenas herramientas de gestión para tu casa rural puede marcar una gran diferencia. No solo te ahorran tiempo, también ayudan a reducir errores, mejorar la organización y ofrecer un servicio más profesional y personalizado. Hoy en día existen opciones muy fáciles de usar, incluso para los propietarios de casas rurales que no están del todo familiarizados con la tecnología.
En este artículo te presento algunas de las mejores herramientas pensadas para gestionar casas rurales y pequeños alojamientos como el tuyo. Soluciones que pueden ayudarte a gestionar reservas, automatizar tareas diarias y simplificar la operativa de tu negocio, para que puedas dedicar más tiempo a lo que realmente importa: tus huéspedes.
Qué herramientas existen para gestionar casas rurales
En el sector hotelero existen muchas herramientas específicas para facilitar el día a día al propietario o gestor del alojamiento. Cada uno puede contratar aquellas herramientas que le permiten ahorrar tiempo para poder rentabilizar su alojamiento al máximo.
Si gestionas una casa rural, sabes que el día a día exige organizar reservas, coordinar limpieza, emitir facturas y, además, cumplir obligaciones legales como el envío de partes de viajeros. Utilizar un herramientas de gestión para casas rurales te ahorra tiempo, reduce errores y te ayuda a aumentar ingresos al mejorar la gestión y la comercialización
Entre la gran cantidad de herramientas que existen vamos a dejaros las definiciones de las más importantes y sus diferencias para que te conviertas en un experto hotelero:
1. PMS (Property Management System)
Es la herramienta de gestión por excelencia para cualquier hotelero. Se trata un software diseñado para ayudarte a controlar todas las áreas clave de tu negocio desde un solo lugar: reservas, calendario de ocupación, cobros, facturas, gestión de clientes, limpieza y mucho más.
Se destaca por varias funciones totalmente imprescindibles para cualquier autónomo del sector turístico:
🗓️ Calendario de reservas centralizado
En lugar de tener que anotar todo en una agenda o en hojas de Excel, un PMS te permite ver en una sola pantalla un Planning con todas tus reservas. Así visualizarás tu ocupación al momento y evitarás overbookings o reservas duplicadas.
Esta herramienta gestiona la disponibilidad de marera eficiente. Es decir, si por ejemplo la Hab. 16 está ocupada hasta el sábado y el lunes vuelve a estar ocupada, quedaría únicamente libre 1 día (el domingo); pero cuando hace una búsqueda para reservar habitaciones mira si moviendo a los clientes podría ser posible alquilarla. Así hay que ir componiendo un «tetris» en el que se intenta completar el mayor número de huecos para que no queden días libres.
💶 Facturación automática
Hacer facturas a mano con un word o excel manualmente es laborioso y puede ser un lío. Todos los PMS permiten generar las facturas automáticamente de cada reserva cuando el cliente se va siguiendo la numeración correlativamente. Esto te permitirá llevar un control de cobros más organizado.
📊 Informes financieros y de ocupación
Para saber si tu negocio es rentable necesitas hacer informes y tener los números claros. Un buen PMS genera informes que te muestran los ingresos, la ocupación, comisiones y otros datos clave de forma visual. Es importante que puedas consultar datos de ocupación de años pasados. También saber porqué canal te llegan la mayoría de tus reservas, si estás consiguiendo reducir las reservas de Booking para aumentar tu canal directo, etc..
Un buen PMS debe permitirte sacar facturas, informes y si es posible exportarlos a Excel para trabajar con ellos a futuro.
2. Channel Manager (Sincronización entre plataformas)
Otra herramienta importantísima para la gestión de tu casa rural es un Channel Manager. Esta herramienta permite sincronizar tu ocupación y tarifas con plataformas como Booking, Airbnb o Expedia, por lo que no tienes que actualizar cada canal de forma manual.
Puedes establecer reglas concretas para que las tarifas de Booking sean un +15% más caras que en tu web, por ejemplo. La herramienta conecta tus tipos de habitaciones con las agencias con las que trabajas para que sólo tengas que revisar una calendario.
Para mí uno de los mejores Channel Manager es Siteminder pero asesórate bien porque está pensado para hotelería por lo que muchos pequeños canales que venden casa compelta (como Vrbo, EscapadaRural, etc..) no tienen conexión con ellos.
3. Web + Motor de Reservas
La manear más rentable para vender tu casa rural es de forma directa. Si tienes una página web propia, ya explicamos aquí porqué debes añadirle un motor de reservas.
Una web puede costarte de mantenimiento unos 100€ al año pero si no le añades un motor de reservas directas no vas a sacarle rendimiento, aunque puedas usarla como carta de presentación online. Si haces tarjetas de visita con tu web ya no necesitas actualizar folletos que se quedan obsoletos con las nuevas obras, lo puedes mostrar todo en tu página web.
Tal como te comentamos en este artículo, existen también en el mercado muchos motores de reservas para casas rurales.
4. Check-in online y envío automático del parte de viajeros
Todos los alojamientos turísticos en España están obligados a registrar los datos de los huéspedes y enviarlos ahora a través de la nueva plataforma SES Hospedajes.
Generalmente los hoteles cuentan con recepcionistas que hacen los check-ins; pero muchas casas rurales pueden evitarse ese trabajo con un programa que permita hacer el check-in online a los clientes.
Esta herramienta genera un link para enviar al cliente. Cuando el cliente lo abre tiene que completar todos los datos él mismo, bien escribiéndolo o bien escaneando su documento de identidad. Una vez completado el registro y firmado se envía de nuevo a la herramienta para su posterior envío del parte de viajeros.
Contar con esta opción te ahorrará mucho tiempo, evita olvidos y garantiza que cumples con los requisitos legales sin complicaciones. Existen varias herramientas que hacen esta labor como Checkin, Partee, etc…
Qué herramientas de gestión necesita una casa rural
No te preocupes si no eres experto en tecnología. Hoy en día hay opciones muy intuitivas, pensadas para personas que quieren simplificar su gestión sin complicarse la vida y utilizando su móvil para todo.
Una herramienta indispensable sería un PMS para poder tener un fichero con tus clientes y facturas. Existen un montón de PMS en la nube que ya integran un Channel Manager y un motor de reservas, por lo que con una sola herramientas tienes cubierto todo lo imprescindible.
Desde luego que puedes utilizar una tabla de Excel para hacer tus reservas y tener una base de clientes. En esa tabla puedes controlar tus gastos de forma manual o hacer las facturas. Si de momento estás empezando y quieres empezar poco a poco sin hacer gasto en muchas herramientas, nosotros tenemos creada una plantilla en Excel que puedes utilizar para las reservas.
Sin embargo, para controlar los precios y disponibilidades en las distintas plataformas donde tienes tu anuncio (Booking, Expedia, Airbnb…) no hay otra alternativa, sólo te queda contratar un Channel Manager o entrar una por una para actualizar precios y disponibilidad.